Excel reicht doch, oder? Diese digitalen Tools brauchen Event Manager wirklich: Teil 1

Eventmanager sind Multitasker. Von der Kundenbetreuung über Projektmanagement, Social Media bis hin zur Finanzplanung müssen sie viele Bälle in der Luft halten. Das macht den Job so abwechslungsreich - aber manchmal eben auch echt stressig.

Zum Glück gibt es nicht nur Excel, sondern noch eine Reihe weiterer digitaler Tools, die euren Alltag erleichtern. Diese Werkzeuge können wir empfehlen. 

Im Software Bereich gibt es faszinierende Tools, die das Zusammenarbeiten im Team einfacher und effizienter machen. Noch dazu hat man über die zugehörigen Apps auch vom Smartphone aus immer den aktuellen Projektstand im Blick.

• Mindmapping: In der Phase, wo man entweder einen Event auswertet oder einen neuen Event plant, helfen Mindmaps als Kreativtool, die Gedanken zu sortieren und Inspiration zu finden. Digitale Mindmaps sind auf allen Geräten, die ihr nutzt, jederzeit synchronisiert, und ihr könnt im Team parallel an ein und der derselben Mindmap arbeiten. Tools sind z.B. Mindmeister, Miro, WiseMapping.

• Kanban-Boards visualisieren den Fortschritt von Projekten. Sie fallen in die Kategorie Agiles Arbeiten und helfen wirklich gut, Aufgaben zu strukturieren und zu organisieren. Wir beim Salzburg Convention Bureau schwören auch darauf! In Frage kommen z.B. Trello, Kanboard, Wekan oder MeisterTask.

• Messaging lässt sich mit entsprechenden Tools viel besser organisieren als über E-Mail. Kommunikation wird mit solchen Tools automatisch sortiert und es geht weniger verloren als bei der klassischen E-Mail Kommunikation. In den genannten Kanban-Tools ist Messaging meist auch enthalten, wer möchte, kann sich aber auch Werkzeuge wie Slack, Skype for Business oder Microsoft Teams anschauen. Wer eh schon viel über Facebook mit seinen Kunden kommuniziert, für den kommt vielleicht auch Workplace by Facebook in Frage - hier kann man vom Chat über Videochats, Live-Videos oder Newsfeeds verschiedene Messaging-Funktionen nutzen.

• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in einer Cloud ist essentiell, damit man nicht verschiedene Versionen von Ablaufplänen oder anderen wichtigen Unterlagen im Team zirkuliert und es zu Missverständnissen kommt. Als Tools kommen dafür in Frage Office365, Google Docs (Online-Alternative zu Word, Excel und Co.) oder Dropbox.

Das ist sicher der Bereich, wo euch Excel (immer noch) sehr gute Dienste leistet. Und im Internet kursieren eine Menge XLS-Kalkulationsvorlagen, an welche Kosten bei der Organisation eines Events gedacht werden muss, egal, ob es um eine Hochzeit oder einen Business Event geht.

• Mit Online Anwendungen wie Office365 oder Google Docs sind die Dateien auch immer auf dem neuesten Stand und man läuft nicht Gefahr, eine veraltete Tabelle zur Hand zu nehmen.

• Wer es etwas professioneller und vor allem integrierter möchte, kann sich bei Eventplanungs Tools umschauen. Die Lösungen von cvent, eventbrite oder XING Events bieten einfache Lösungen, um schnell einen Event planen und auch vermarkten zu können. Von der Kostenplanung bis zum Ticketing decken sie die meisten Vorgänge ab, die bei einem Event anfallen. 

Am Ende kommt es auf die Usability an, also darauf, wie einfach und schnell ihr mit so einem Tool zurecht kommt. Denn es macht wenig Sinn, eine hochkomplexe Lösung für medizinische Kongresse zu verwenden, wenn ihr doch “nur” ein Kundenmeeting mit 30 Teilnehmern zu organisieren habt. 

Wo wir auch schon beim Thema Customer Relationship Management sind. Hier ist Excel ganz sicher nicht mehr das Mittel eurer Wahl - alleine schon wegen der Anforderungen, die im Zuge der DSGVO Datenschutzgrundversorgung zu berücksichtigen sind.

Da müsst ihr nämlich mindestens in der Lage sein, jederzeit nachzuweisen

• wann und über welchen Weg ihr welche Kundendaten erfasst habt,

• ob die Kunden auch schön ihr Double-Opt-In gemacht haben (doppelte Bestätigung, dass sie mit der Datenspeicherung einverstanden sind),

• und dass ihr in der Lage seid, die Daten auf Kundenwunsch komplett zu löschen.

Mit einer Excel Liste von Kunden Emails klappt das jedenfalls nicht. 

Falls ihr noch kein CRM-System verwendet, bietet sich ein Eventplanungs-Tool an, das Kundenmanagement und -kommunikation gleich mit abdeckt. Das können z.B. die Tools von 

• Converve

• cvent

• doo

• Eventbrite

• EventMobi

und viele mehr.

Der Markt ist ziemlich groß, weil es weltweit pro Jahr alleine fast 13.000 Verbandsmeetings gibt (Zahlen dazu gibt es bei der ICCA) und geschätzte 1,5 Mrd. Menschen jährlich an Business Events teilnehmen (Events Industry Council)!

Am besten schaut Ihr nach einer Checklist für die Auswahl einer Event- und Teilnehmer Management-Software im Netz, da werdet ihr auf jeden Fall schnell fündig.

Für viele Eventmanager gehört das Bespielen von Social Media Kanälen zum Tagesgeschäft. Je nachdem, welche und wieviele Kanäle ihr zu bedienen habt, kann das Social Media Management aber zum echten Zeitfresser werden. 

Diese Tools helfen euch dabei, euch nicht zu verzetteln.

• Hootsuite ist ein Tool, um verschiedene Social Media Kanäle über eine Plattform zu steuern. Dabei kann sowohl Twitter als auch Facebook, LinkedIn, YouTube oder Instagram über die Plattform “fernbedient” werden. Posts können zudem geplant und somit über den Tag verteilt werden. Eine Alternative hierzu ist Buffer. Tweetdeck kann das auch ist allerdings beschränkt auf Twitter.

• IFTTT steht für If this then that und ist eigentlich ein Automatisierungs Tool für Online Dienste. Mit vorgefertigten “Rezepten” können verschiedenste Abläufe automatisiert werden, darunter auch Social Media Aktivitäten wie ein Foto parallel auf Instagram und Twitter zu posten und eine Kopie des Bildes automatisch in eine Dropbox zu legen.

   

Digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit im Team und die Planung von Events ganz entscheidend. Dabei helfen vor allem

• Werkzeuge für Projektplanung und Teamwork

• Digitale Tools für die Budgetplanung, Event- und Kundenmanagement

• Social Media Management Tools.

Im nächsten Teil dieser Mini-Serie stellen wir Euch vor

• Smartphones und Zubehör mit Mehrwert-Funktionen

• Spezialisierte Apps für Foto, Video und den Videoschnitt.

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